Учет командировочных расходов

В соответствии с п. 7 ст. 171 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при исчислении налога на добавленную стоимость, уплачиваемого в бюджет.

Согласно п. 1 ст. 172 Кодекса вычеты сумм налога производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг), либо на основании других документов, предусмотренных п. п. 3, 6 — 8 ст. 171 Кодекса.

В соответствии с п. 7 ст. 168 Кодекса при реализации платных услуг непосредственно населению требования, установленные п. п. 3 и 4 данной статьи Кодекса по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утверждены Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (далее — Правила).

Счета-фактуры, полученные от перевозчика или от гостиничного хозяйства, согласно п. 18 Правил регистрируется налогоплательщиком в книге покупок, а сумма налога отражается им в налоговой декларации в составе налоговых вычетов. В соответствии с пп. «а» п.15 Правил в журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности (далее — БСО) вносить не нужно.

В соответствии с п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение), утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 N 359, на БСО оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (далее — документы).

Согласно п. 4 Положения бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

Вместе с тем в основном командированные сотрудники самостоятельно приобретают проездные документы в кассе вокзалов за наличные. В гл. 21 НК РФ особенности реализации товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет определены п. 7 ст. 168 НК РФ. Согласно указанной норме обязанности продавца товаров (работ, услуг) по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В ст. 784 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) установлено, что перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки.

В соответствии со ст. 786 ГК РФ по договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение багажа лицу. Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа — багажной квитанцией. Проездные билеты (авиационные, железнодорожные и иные пассажирские билеты) представляют собой БСО, в частности, об этом сказано в Письме Минфина России от 29 мая 1998 г. N 16-00-27-23.

В настоящее время налогоплательщикам НДС все чаще приходится сталкиваться с электронными пассажирскими билетами, представляющими собой документы, используемые для удостоверения договора перевозки, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В Письме Минфина России от 27 февраля 2012 г. N 03-03-07/6 указывается, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

На железнодорожном транспорте форма электронного проездного документа (билетов) утверждена Приказом Минтранса России от 21 августа 2012 г. N 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте». Отметим, что данная форма введена с 20 ноября 2012 г.

По поводу расходов на пользование постельными принадлежностями при железнодорожных поездках сообщаем, что в настоящее время в соответствии с Распоряжением ОАО «РЖД» от 28 февраля 2007 г. N 325р «Об оплате за пользование постельным бельем при проезде в плацкартных вагонах» стоимость комплекта постельного белья взимается с пассажира при оформлении проездных документов, то есть включается в стоимость билета. Если же стоимость указанных услуг не включена в стоимость проезда, то при приобретении таких услуг воспользоваться вычетом можно либо на основании чека ККТ, либо на основании БСО, утвержденного в надлежащем порядке.

Формы БСО, используемых при оказании услуг железнодорожного транспорта, утверждены Распоряжением ОАО «РЖД» от 29 сентября 2008 г. N 2047р. Указанным документом определено, что за пользование постельным бельем в поездах применяется квитанция за пользование постельным бельем в поездах (форма ВУ-9).

Таким образом, согласно п. 18  Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утвержденных  Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, бланки строгой отчетности или их копии, касающиеся командировочных расходов, необходимо регистрировать в книге покупок. В соответствии с пп. «а» п. 15 Правил в журнале полученных счетов-фактур  регистрировать бланки строгой отчетности не стоит.

Консультант отдела налогообложения
Мирова Наталья